Conditions générales de l’outil de réservation en ligne

Hospitality Digital GmbH, Metrostraße 1, 40235 Düsseldorf (« H.d. ») offre des services (« Services ») gratuits aux entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration (« Client »), exclusivement fournis sur Internet et décrits de manière plus détaillée ci-après. Certains Services ne sont accessibles que si le Client est inscrit.

1. Champ d’application

1.1 H.d. fournit les Services et autres prestations exclusivement sur la base des conditions contractuelles suivantes (« CGV »).

1.2 Les conditions générales divergentes du client ne sont pas applicables, même si H.d. ne les a pas rejetées expressément et/ou fournit des Services et/ou des prestations sans réserve malgré la connaissance de conditions contraires et/ou divergentes du Client.

2 Étendue des Services

2.1 Les Services comprennent les prestations H.d. suivantes pendant la durée du contrat :

(a) H.d. met à la disposition du Client un Espace de stockage destiné à être utilisé sur les systèmes H.d. auxquels le Client peut accéder via Internet (« Espace de stockage »), voir section 4.

(b) H.d. accorde au Client l’accès à un Logiciel via Internet, ce qui lui permet d’intégrer, d’utiliser et de gérer le Logiciel de réservation en ligne (« Logiciel ») sur son propre site Web (voir section 5), ainsi que de stocker et de gérer les données recueillies sur l’Espace de stockage.

2.2 À des fins d’augmentation de la portée, H.d est en droit d’accorder l’accès aux informations du moment quant aux disponibilités de réservation (horaires, tables et nombre de places) à des fournisseurs tiers (par ex. : Réserver avec Google). Les réservations effectuées via ces fournisseurs ne sont cependant traitées que sur le logiciel proposé par H.d. Certains fournisseurs tiers requièrent un nombre minimum de personnes pour les réservations automatiques : H.d a défini ce nombre sur quatre personnes comme paramètre initial. Le client peut modifier cette donnée à tout moment. Cette modification peut cependant conduire à ce que le fournisseur tiers ne propose plus les réservations disponibles du moment.

2.3 H.d. peut adapter les Services et autres prestations à l’état de l’art et aux développements techniques ou nécessités, dans la mesure où cela est acceptable pour le Client. H.d. peut également mettre fin aux Services et autres avantages moyennant l’observation d’un délai raisonnable. H.d. informe le Client de l’interruption des Services en temps opportun.

3. Obligations du Client

3.1 Le Client se doit de tenir à jour les données commerciales et les coordonnées fournies au moment de la conclusion du contrat et d’informer immédiatement H.d. de toute modification. Le Client s’assure également que l’adresse e-mail communiquée à H.d. est régulièrement consultée afin d’obtenir des informations relatives au contrat.

3.2 Les informations de connexion que le Client reçoit de H.d. protègent le Client contre l’accès par des tiers non autorisés. Le Client informe H.d. sans délai si le Client a des soupçons raisonnables ou s’il a connaissance d’une éventuelle utilisation abusive des informations de connexion fournies.

3.3 Le Client est conscient que l’utilisation du Logiciel de réservation en ligne peut être associée à H.d. Le Client prendra donc toutes les mesures nécessaires pour scinder le contenu de l’offre du Client de celui de H.d. ou de tiers.

3.4 Si le Client a connaissance d’une violation de la loi en utilisant les Services ou d’autres prestations, il est tenu de cesser immédiatement la violation et de supprimer le Contenu contrevenant à la loi.

4. Dispositions particulières concernant l’Espace de stockage

4.1 L’Espace de stockage est mis à la disposition du Client à titre gratuit. Par conséquent, H.d. ne peut pas garantir une disponibilité certaine de l’Espace de stockage. De plus, l’Espace de stockage ne sera pas disponible pendant les opérations de maintenance requises. H.d. s’efforce de minimiser l’impact des opérations de maintenance. Avant la conclusion du contrat, H.d. met à la disposition du Client les spécifications de performance supplémentaires de l’Espace de stockage.

4.2 Le Client s’engage et garantit de stocker, publier et/ou mettre à disposition tous les fichiers, y compris HTML et autres documents, textes, images, graphiques, polices, vidéos, etc. (« Contenu ») exclusivement de manière conforme à la législation applicable à l’Espace de stockage et/ou par le biais du Logiciel. Le Client ne stockera notamment du Contenu sur l’Espace de stockage et/ou par le biais des logiciels que pour lequel le Client possède les droits nécessaires, y compris les droits d’utilisation et d’exploitation protégés par le droit d’auteur et qui ne portent pas atteinte aux droits personnels de tiers. En outre, le Client s’interdit de stocker, publier et/ou mettre à disposition du Contenu à caractère immoral, notamment pornographique, raciste ou discriminatoire sur l’Espace de stockage et/ou via le Logiciel. H.d. peut supprimer tout Contenu qui est stocké sur l’Espace de stockage et/ou par le Logiciel en violation de la présente section 4 et qui a été signalé à H.d. par des autorités, tribunaux, détenteurs de droits d’auteur ou autres tiers ou par d’autres façons.

4.3 Le Client accorde à H.d. les droits nécessaires relatifs à tout le Contenu que le Client stocke, publie et/ou met à la disposition du public sur l’Espace de stockage et/ou par le biais du Logiciel, notamment aux fins de stocker le Contenu, l’adapter techniquement, le rendre accessible au public et le reproduire. H.d. n’a accès au Contenu du Client sur l’Espace de stockage que dans la mesure où cela est techniquement nécessaire pour la mise à disposition et/ou la publication du Contenu ainsi que pour les autorisations accordées contractuellement.

4.4 En outre, le Client ne doit pas exécuter ou faire exécuter sur l’Espace de stockage et/ou par le biais du Logiciel des processus automatisés, des scripts, des logiciels ou d’autres données et/ou Contenu et/ou actions de quelque nature que ce soit qui entravent les systèmes, réseaux et/ou autres composants matériels ou logiciels ou réseaux de H.d. et/ou de tiers ne serait-ce que de manière insignifiante. Si H.d. prend connaissance d’une telle atteinte, H.d. a le droit de mettre fin à cette atteinte et/ou de faire en sorte de l’éviter.

4.5 Le Client effectue quotidiennement des sauvegardes de données mises à jour afin de pouvoir restaurer le Contenu de l’espace de stockage sans frais supplémentaires.

4.6 Dans la mesure où le Client agit en tant que responsable vis-à-vis du consommateur/utilisateur final, le Client est tenu de se conformer à la législation en vigueur et de tenir à jour ses propres mentions légales apparaissant dans les conditions générales de vente et les dispositions relatives à la protection des données.

5. Dispositions spéciales en ce qui concerne le Logiciel

L’accès ou l’utilisation du Logiciel par le Client pour des tiers ou à d’autres fins n’est pas autorisé. Le Client n’a notamment pas le droit de reproduire le Logiciel, de le mettre à la disposition de tiers ou de le rendre accessible, de le désassembler ou de le modifier d’une autre manière.

6. Conclusion du contrat, durée et résiliation

6.1 Le contrat est conclu par l’acceptation de l’offre du Client portant sur la conclusion d’un contrat relatif aux Services et prestations autres de H.d. L’acceptation se fait généralement via le début de la prestation des Services par H.d.

6.2 Le contrat est conclu pour une durée indéterminée et peut être résilié par le Client à tout moment et par H.d. moyennant un préavis de deux (2) semaines.

6.3 Les avis de résiliation signifiés par H.d. doivent être transmis par écrit ou par e-mail. En règle générale, le Client résilie le contrat en sélectionnant et en confirmant l’option correspondante portant sur la suppression de son Contenu dans le Logiciel.

6.4 Le droit des parties de résilier le contrat sans préavis pour motif grave demeure inchangé. Notamment, un motif grave est réputé exister lorsque le Client viole une obligation en vertu des sections 3, 4, 5, 6, 10.2 et 10.3.

6.5 Après résiliation du contrat, pour quelque raison que ce soit, H.d. supprimera toutes les données stockées sur l’Espace de stockage en vertu de la relation contractuelle dans un délai de trente (30) jours, à moins que le Client n’effectue pas la suppression via le Logiciel lui-même.

7. Garantie et responsabilité, exonération

7.1 S’agissant des Services et prestations que H.d. met gratuitement à la disposition du Client, H.d. indemnise exclusivement le Client pour les dommages causés au Client en raison de vices cachés de manière dolosive. H.d. n’est par ailleurs pas responsable des vices de propriété et/ou vices de qualité pour les Services et prestations fournis gratuitement.

7.2 H.d. et ses auxiliaires d’exécution ou représentants légaux ne sont responsables des Services et prestations que H.d. met gratuitement à la disposition du Client qu’en cas d’actes intentionnels, de négligence grave ou d’atteinte intentionnelle à la vie, à l’intégrité corporelle ou à la santé ainsi qu’en cas de défauts intentionnellement dissimulés, alors que la responsabilité de H.d. en cas de perte de données est limitée au temps et à l’effort qui auraient été nécessaires pour récupérer les données si elles avaient été sauvegardées quotidiennement. La responsabilité en vertu de la loi sur la responsabilité du fait des produits et de la loi sur le salaire minimum reste inchangée.

7.3 Le client est seul responsable du Contenu. Le client exonère donc H.d., ses auxiliaires d’exécution et ses représentants légaux ainsi que les sociétés affiliées à H.d. conformément à l’article 15 de l’AktG ( Aktiengesetz, loi allemande sur les sociétés anonymes) de toutes les revendications de tiers que ces derniers font valoir à l’encontre H.d., leurs auxiliaires d’exécution, leurs représentants légaux et/ou les sociétés affiliées à H.d. en raison ou en relation avec les Services et/ou autres prestations. Ceci s’applique en particulier aux marques de commerce, droits d’auteur, protection des données et violations du droit de la concurrence. Cette exonération comprend également les frais de poursuites juridiques nécessaires, y compris les frais d’arbitrage.

8. Protection des données, confidentialité

8.1 H.d. est responsable du traitement des données personnelles recueillies par le Client. H.d. traite les données personnelles uniquement aux fins du présent contrat, comme pour la mise en relation et l’offre des services. Si les données personnelles ne sont pas fournies, l’exécution du contrat n’est pas possible. Le traitement des données personnelles est fondé sur l’Article 6, Alinéa 1, Clause 1 (b) du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les données personnelles du Client seront supprimées à la résiliation du contrat, à moins que des obligations juridiques n’exigent qu’elles soient conservées plus longtemps. Dans ce cas, les données personnelles ne peuvent pas être utilisées à d’autres fins et sont supprimées aussitôt la période statutaire écoulée. Aux fins de l’exécution du contrat, H.d. fait appel à des prestataires de services, notamment dans le domaine de l’hébergement, de la maintenance et d’autres domaines. Ces fournisseurs de services peuvent être des sociétés externes ou des sociétés affiliées à H.d. conformément à la Section 15 et seq. de la German Stock Corporation Act (AktG). En passant des contrats avec ces fournisseurs de services, H.d. s’assure que lesdites données personnelles sont traitées conformément aux dispositions du RGPD. Cela s’applique également si les données personnelles sont traitées en dehors de l’U.E./EEE. Pour faire valoir les droits du Client en vertu du RGPD, notamment :

· le droit à l’information sur le traitement de ses données personnelles et le droit d’obtention d’un exemplaire de ses données (Article 15 du GRPD) ;

· le droit à la correction des données erronées et le droit de compléter les données incomplètes (Article 16 du RGPD) ;

· le droit à la suppression de ses données personnelles et, en cas de divulgation, le devoir de H.d. d’informer des tiers de la demande de suppression (Article 17 du RGPD) ;

· le droit de limitation du traitement de ses données personnelles (Article 18 du RGPD) ;

· le droit à la portabilité des données, afin que ses données personnelles lui soient remises dans un format structuré et lisible par machine, ainsi que le droit de transférer ses données à une autre personne responsable sans l’intervention de H.d. (Article 20 du RGPD) et ;

· le droit de s’opposer au traitement de ses données (Article 21 du RGPD),

le client peut contacter le délégué à la protection des données de H.d. (privacy@hd.digital) à tout moment. Le client peut également porter plainte auprès de l’organisme de supervision compétent s’il considère que le traitement des données enfreint les dispositions du RGPD (Article 77 du RGPD).

8.2 Le Client est seul responsable envers les tiers du respect de la réglementation relative à la protection des données, y compris du respect des obligations d’information existantes en relation avec le site Internet, que le Client a créé avec le Logiciel.

8.3 Les Parties s’engagent à ne pas communiquer les informations confidentielles à des tiers jusqu’à l’expiration d’un délai de deux ans à compter de la fin du contrat et à ne pas les utiliser à d’autres fins non contractuelles. Toutes les informations concernant l’ensemble des informations techniques et le savoir-faire mis à la disposition du Client ainsi que toutes les autres informations jugées confidentielles et présentant un intérêt économique pour l’une des Parties sont considérées comme confidentielles.

8.4 L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui sont connues ou déjà connues de l’autre partie sans violation de la confidentialité, qui sont rendues publiques ou qui sont déjà connues ou qui doivent être mises à la disposition de tiers sur injonction juridique, judiciaire ou officielle ou qui doivent être contrôlées par des tiers tenus au secret dans le cadre de l’acquisition envisagée d’une entreprise.

9. Rémunération

9.1 Le Client n’est redevable d’aucune rémunération au titre de la prestation de Services par H.d. Les Services sont fournis gratuitement.

9.2 Les prestations de tiers pouvant être assurées dans le cadre des prestations étendues ne sont pas concernées par la section 9.1.

10. Autres dispositions

10.1 H.d. peut fournir des prestations individuelles ou l’ensemble des Services auxquels H.d. est tenu dans le cadre du présent contrat, en particulier les prestations par des sous-traitants. H.d. prévoit de fournir ces Services par l’intermédiaire de sa filiale Hospitality.Systems GmbH.

10.2 H.d. se réserve le droit de modifier les présentes conditions générales après notification du Client, y compris des modifications envisagées. H.d. ne peut modifier les conditions générales que dans la mesure où cela est acceptable pour le Client, que les modifications n’affectent pas les obligations contractuelles essentielles ou que le Client n’est pas mis dans une position moins favorable par la modification. Le transfert des droits et obligations décrits ici de H.d. à la filiale Hospitality.Systems GmbH, déjà prévu aujourd’hui, est considéré comme acceptable. Le Client peut s’opposer à une modification des CGV dans les six (6) semaines suivant la réception de la notification ou résilier le contrat sans préavis. Dans la mesure où le Client ne s’oppose pas à la modification des conditions générales ou ne s’y oppose pas dans les délais impartis, son consentement à la modification des conditions générales est réputé avoir été accordé. H.d. informera le Client des conséquences de l’absence d’objection et de son droit de résilier le contrat sans préavis en cas de notification d’une modification des conditions générales.

10.3 Si une disposition du présent contrat devait être ou devenir invalide, inefficace, inexécutable ou inapplicable (« Disposition incorrecte »), la validité et l’applicabilité des autres dispositions du présent contrat demeureraient inchangées. Les parties s’engagent plutôt à convenir d’une disposition qui, dans les limites des possibilités juridiques, se rapproche le plus de ce que les parties auraient convenu conformément à l’esprit et au but du présent contrat si elles avaient reconnu le caractère incorrect de la disposition. Si le caractère incorrect d’une disposition repose sur une mesure de l’exécution ou du délai (délai ou date) qui y est indiqué, la disposition doit être convenue avec une mesure juridiquement admissible aussi proche que possible de la mesure initiale. Il en va de même pour toute lacune réglementaire dans ce contrat. La volonté expresse des parties est que cette clause de dissociation n’entraîne pas seulement un renversement de la charge de la preuve, mais que l’article 139 du BGB ( Bürgerliches Gesetzbuch, Code civil allemand) soit supprimé dans son intégralité.

10.4 Le contrat ainsi que toutes les revendications et tous les droits découlant du contrat ou en relation avec celui-ci sont exclusivement régis par le droit allemand, à l’exclusion des dispositions contraires au droit international privé, et sont interprétés et exécutés conformément au droit allemand. L’application de la Convention des Nations unies sur les contrats de vente internationale de marchandises (CIVM) est exclue.

10.5 Le for exclusif pour tous les litiges découlant du présent contrat, de sa conclusion ou de son exécution est Düsseldorf, dans la mesure où la loi le permet.

Version : February 2019/AG



TRAITEMENT DES COMMANDES

En confirmant les Conditions générales ci-dessus, le Mandant (la « Personne responsable ») et H.d (le « Responsable du traitement »), désignés ensemble par le terme « Parties » et individuellement par le terme « Partie », concluent également le Contrat de traitement des données (« CTD ») suivant.

Préambule

Dans le cadre de ses activités commerciales et conformément aux Conditions générales ci-dessus, le Responsable du traitement reçoit des données personnelles qui relèvent de la responsabilité de la Personne responsable. Les Parties acceptent les dispositions du présent CTD afin de respecter les obligations des parties en matière de protection des données conformément au droit européen sur la protection des données, et plus particulièrement au Règlement général de protection des données (Article 28 du RGPD).

1. Définitions

1.1 Les Données personnelles représentent toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable (« Personne concernée »). Une personne physique est considérée comme identifiable lorsqu'elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par association à un identificateur, comme un nom, un numéro d'identification, des données géographiques, un identifiant en ligne ou une ou plusieurs caractéristiques particulières exprimant son identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale (ci-après « Données »).

1.2 Le terme Traitement des données pour un tiers désigne la collecte, le traitement ou l'utilisation de données par le Responsable du traitement pour la Personne responsable.

2. Objet et contenu de la commande

2.1 Objet et durée de la commande

Les détails et la durée de la commande découlent des Conditions générales ci-dessus.

2.2 Type de données

Le type de données est décrit plus en détail dans les Conditions générales et la Politique de confidentialité.

2.3 Objectif de la collecte, du traitement ou de l'utilisation des données

L'objectif de la collecte, du traitement ou de l'utilisation des données est décrit plus en détail dans les Conditions générales et la Politique de confidentialité.

2.4 Nature et portée de la collecte, du traitement ou de l'utilisation des données

La nature et la portée de la collecte, du traitement ou de l'utilisation des données sont décrites plus en détail dans les Conditions générales et la Politique de confidentialité.

2.5 Catégorie de Personnes concernées

(a) Données appartenant au Mandant

(b) Clients

2.6 Mesures techniques et organisationnelles

(a) Les mesures techniques et organisationnelles que le Responsable du traitement doit mettre en œuvre sont énoncées dans l'Annexe (voir ci-dessous) du présent CTD. Le Responsable du traitement adaptera régulièrement ces mesures à l'état de la technique à ses propres frais, dans la mesure où le niveau de protection convenu n'est pas diminué et où les Personnes responsables sont immédiatement informées.

(b) Le Responsable du traitement a l'obligation d'autoriser la Personne responsable à vérifier la conformité sur site des mesures techniques et organisationnelles avant de commencer les activités de traitement en vertu du présent contrat. Le droit de vérification de la Personne responsable conformément à l'Article 2.10 reste inchangé.(c) Le Responsable du traitement doit s'assurer que les systèmes de traitement des données utilisés dans le cadre du CTD respectent les normes de « Protection des données dès la conception » et « Protection des données par défaut » conformément à l'état de la technique.

2.7 Correction, suppression et blocage de données, droit à la portabilité des données et droit d'opposition

(a) Les droits des personnes concernées par le traitement des données mis en œuvre par le Responsable du traitement, notamment les droits de rectification, de suppression et de blocage, de portabilité des données et d'opposition, doivent être revendiqués à l'encontre du contrôleur, qui est seul responsable de la protection de ces droits.

(b) Dans le cadre de ses activités pour la Personne responsable, le Responsable du traitement a le devoir de transmettre toute demande qu'il reçoit de la part de personnes concernées à la Personne responsable, afin d'assurer un traitement adéquat sans tarder. Si la Personne responsable et le Responsable du traitement jouent un rôle commun de personnes responsables extérieures, le Responsable du traitement est en droit de répondre à la demande indépendamment.

(c) Le Responsable du traitement doit également assister la Personne responsable à l'aide de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour respecter son obligation de répondre aux personnes concernées.

(d) Conformément aux instructions de la Personne responsable, le Responsable du traitement doit rectifier, suspendre et/ou supprimer les données immédiatement, et au plus tard sous cinq (5) jours, et informer le Responsable du traitement avant cette échéance.

2.8 Devoirs du Responsable du traitement

(a) Le Responsable du traitement peut recueillir, traiter et utiliser des données uniquement dans le cadre de la commande et des instructions documentées de la Personne responsable.

(b) Le Responsable du traitement doit respecter les mesures techniques et organisationnelles définies dans l'Article 2.6 du présent CTD à intervalles réguliers et les envoyer sur demande.

(c) Le Délégué à la protection des données est nommé comme interlocuteur pour la protection des données par le Responsable du traitement. Il peut être contacté à l'adresse privacy@hd.digital. Si nécessaire, le Responsable du traitement peut également nommer un représentant conformément aux exigences de l'Article 27 du GRPD.

(d) Le Responsable du traitement est chargé d'assurer la confidentialité. Tout membre de l'organisme du Responsable du traitement autorisé à consulter les données de la Personne responsable doit être soumis à une obligation de confidentialité ou à un secret professionnel suffisant, et doit être informé des obligations spéciales de protection des données établies par le présent CTD, ainsi que des instructions et de l'objectif existants. Le Responsable du traitement mettra ces obligations à l'écrit et les fournira à la demande de la Personne responsable.

2.9 Justification des conditions de sous-traitance

(a) La justification de relations de sous-traitance est autorisée. Le Responsable du traitement doit prévenir la Personne responsable des changements correspondants à l'avance. La Personne responsable est en droit de s'y opposer.

(b) En cas de commande à un autre organisme de traitement, le Responsable du traitement doit s'assurer contractuellement que les obligations du Responsable du traitement établies en vertu du présent CTD s'appliquent également à l'autre organisme de traitement.

(c) Le Responsable du traitement doit contrôler les mesures techniques et organisationnelles mises en place par les autres organismes de traitement ponctuellement et régulièrement pendant la période de sous-traitance afin de protéger les données qu'il a fournies. La transmission de données est uniquement autorisée si l'autre Responsable du traitement a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles au moins aussi strictes que celles établies dans le présent CTD.

(d) Le Responsable du traitement est entièrement responsable des sous-traitants qu'il emploie.

2.10 Droits d'audit de la Personne responsable

La Personne responsable est autorisée à vérifier le respect des réglementations en vigueur en matière de protection des données et du CTD pendant les heures ouvrables normales. Le Responsable du traitement accepte de fournir à la Personne responsable toutes les informations raisonnablement nécessaires pour effectuer l'inspection dans un délai raisonnable. Si la Personne responsable estime qu'un audit sur site de l'organisme Responsable du traitement est nécessaire, le Responsable du traitement doit s'assurer que la personne chargée d'effectuer l'audit a accès au bureau du Responsable du traitement et peut effectuer une inspection sur place des données stockées et des programmes de traitement des données. La Personne responsable est autorisée à faire appel à une tierce partie (un examinateur) pour effectuer la vérification ; elle sera désignée au cas par cas. La Personne responsable doit annoncer la tenu dudit audit par écrit au moins vingt (20) jours ouvrables à l'avance. Les frais engagés par le Responsable du traitement pour l'audit, au taux normal du marché, seront assumés par la Personne responsable.

2.11 Notifications d'infractions par le Responsable du traitement

(a) Le Responsable du traitement doit notifier la Personne responsable immédiatement, au plus tard quarante-huit (48) heures après une telle découverte, de toute infraction aux règles de protection des données de la Personne responsable ou des conditions du présent CTD par le Responsable du traitement ou des personnes ou sous-traitants qu'il emploie.

(b) La Personne responsable doit être notifiée de tout incident de perte, ou de transmission ou réception illégale de données par des tiers, quelle qu'en soit la cause. Le Responsable du traitement doit, en consultation avec la Personne responsable, prendre les mesures adéquates pour protéger les données et réduire les conséquences négatives potentielles pour les personnes concernées. Dans la mesure où les personnes responsables respectent les obligations de notification, le Responsable du traitement doit aider la Personne responsable à respecter ces obligations.

2.12 Instructions de la Personne responsable

(a) Le traitement des données de la Personne responsable par le Responsable du traitement doit être effectué uniquement dans le cadre du CTD et des instructions spécifiques indiquées par le Responsable du traitement.

(b) Le Responsable du traitement doit immédiatement respecter les instructions (personnelles) concernant la nature, la méthode et la portée du traitement, ou, le cas échéant, l'échéance établie par la Personne responsable.

(c) Le Responsable du traitement doit notifier la Personne responsable immédiatement s'il estime que les instructions données par la Personne responsable enfreignent les réglementations en matière de protection des données. Le Responsable du traitement doit pouvoir suspendre l'application des instructions concernées jusqu'à ce qu'elles aient été confirmées ou modifiées par une Personne responsable.

2.13 Suppression après exécution de la commande

Après exécution du travail contractuel, le Responsable du traitement doit remettre toutes les données qu'il a traitées pour le compte de la Personne responsable ou, avec l'accord préalable de la Personne responsable, les détruire conformément aux normes de protection des données ou les supprimer conformément à l'article précédent. Il est exclu de pouvoir disposer d'un droit de conservation pour les documents, les données, le traitement et autres résultats d'utilisation, ainsi que les supports de données associés, sauf si le droit de l'Union européenne ou d'un État-membre de l'Union européenne exige que les données soient conservées.

3. Obligations supplémentaires du Responsable du traitement

3.1 Le Responsable du traitement utilise les données fournies pour traitement à cette fin uniquement. Il est interdit de créer des copies ou des doubles des données sans que la Personne responsable n'en ait été informée et n'y ait consenti par écrit, sauf pour les services commandés dans le CTD. Le Responsable du traitement doit s'assurer que les données qu'il traite pour la Personne responsable sont séparées des autres données. La transmission de données de la Personne responsable à un tiers par le Responsable du traitement est soumise au consentement écrit de la Personne responsable.

3.2 Le Responsable du traitement doit apporter une assistance raisonnable aux personnes responsables en les défendant contre tout recours basé sur une infraction prétendue ou avérée aux exigences de protection des données. La Personne responsable, quant à elle, doit étudier les réclamations des sujets des données de manière appropriée dans le cadre de sa responsabilité en matière de protection des données et les traiter.

3.3 Le Responsable du traitement reconnaît que les informations sont fournies aux personnes concernées sur la base d'un droit à l'information et exclusivement par l'intermédiaire de la Personne responsable ou d'une personne autorisée par cette dernière. Le Responsable du traitement est tenu de fournir à la Personne responsable les informations requises en temps voulus et de soutenir la Personne responsable. Si le Responsable du traitement lui-même agit également en tant que Personne responsable externe, ces requêtes peuvent également être traitées en conséquences et la Personne responsable, informée en conséquence.

3.4 Le Responsable du traitement doit aider le contrôleur à préparer les index nécessaires pour la procédure, le cas échéant.

3.5 Le Responsable du traitement doit aider la Personne responsable à mener des évaluations d'impact de la protection des données si un type de traitement est susceptible de faire peser un risque élevé sur les droits et libertés des personnes physiques.

3.6 Le Responsable du traitement convient d'informer la Personne responsable immédiatement des résultats des inspections menées par les autorités de surveillance de la protection des données dans la mesure où ceux-ci sont liés au présent CTD. Le Responsable du traitement informera les personnes responsables de toute réclamation émanant des autorités de surveillance de la protection des données entrant dans le domaine de compétence du Responsable du traitement et apportera une solution à toute réclamation identifiée conformément à la loi.

4. Responsabilité

4.1 La Personne responsable est garante de la licéité du traitement des données, ainsi que de la protection des droits des sujets des données.

4.2 Par dérogation à l'article 4.1, le Responsable du traitement est en charge des réclamations émanant des sujets des données dues à des infractions aux dispositions légales en vigueur ou aux dispositions du CTD.

4.3 Vis-à-vis de la Personne responsable, le Responsable du traitement n'engage sa responsabilité qu'en cas de la négligence volontaire et grave entrant dans le cadre des clauses d'exclusion et de limitation de responsabilité autorisées par la loi.

5. Dispositions finales

5.1 Le Contrôleur doit informer le Responsable du traitement immédiatement et complètement s'il détecte des erreurs ou des irrégularités dans le traitement des données par le Responsable du traitement pendant l'audit.

5.2 Le présent CTD peut être modifié et dénoncé selon les mêmes modalités que les Conditions générales ci-dessus.

5.3 La nullité d'une ou de plusieurs dispositions du présent CTD n'affecte pas l'applicabilité du CTD. Le cas échéant, les Parties doivent adopter une autre disposition juridiquement valable, ayant une portée économique aussi proche que possible de la disposition inapplicable. Il en va de même en cas de carence.

5.4 Le CTD est soumis au même droit que les Conditions générales ci-dessus.

5.5 En cas de contradiction entre le CTD et d'autres accords conclus entre les parties, les dispositions du présent CTD prévalent.

Statut : 2018/AG


Mesures techniques et organisationnelles

En tenant compte de l'art de la technique, des coûts de mise en œuvre, ainsi que de la nature, de la portée, des circonstances et des objectifs du traitement, mais aussi de la probabilité et de la gravité variables du risque pour les droits et libertés des personnes physiques, le Responsable du traitement doit prendre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de protection adapté au risque ; ces mesures incluent, entre autres, les suivantes :

• la pseudonymisation et le chiffrement des données ;

• la capacité de garantir en permanence la confidentialité, l'intégrité, la disponibilité et la résistance des systèmes et services de traitement ;

• la capacité de restaurer rapidement la disponibilité des données et leur accessibilité en cas d'incident physique ou technique ;

• un processus de révision, examen et évaluation périodiques de l'efficacité des mesures techniques et organisationnelles pour garantir la sécurité du traitement.

Sans préjudice de ce qui précède, les mesures spécifiques suivantes seront prises :

1. Contrôle d'accès

Mesures visant à empêcher les personnes non autorisées d'accéder au système de traitement des données :

• Définition des caractéristiques du groupe de personnes autorisé et documentation correspondante ;

• Contrôle des accès électroniques ;

• Création de badges d'accès ;

• Élaboration de directives pour les personnes extérieures ;

• Alarme ou sécurité en-dehors des heures ouvrables ;

• Répartition des actifs dans différentes zones de sécurité ;

• Élaboration de directives concernant la gestion des clés (cartes) ;

• Portes sécurisées (dispositif d'ouverture de porte électronique, lecteur de badge d'identification, vidéosurveillance) ;

• Introduction de mesures de sécurité sur site (par ex. détection/notification des intrusions).

2. Contrôle des accès

Mesures visant à empêcher les personnes non autorisées d'accéder au système et aux procédures de traitement des données :

• Définition du groupe de personnes ayant accès aux systèmes de traitement des données ;

• Élaboration de directives pour les personnes extérieures ;

• Protection par mot de passe des ordinateurs personnels.

3. Contrôle des accès

Mesures visant à s'assurer que les personnes autorisées à utiliser les techniques de traitement des données ne peuvent y accéder que sous réserve de leur autorisation :

• Introduction de droits d'accès limités en fonction des données et des postes occupés ;

• Obligation de s'identifier sur l'équipement de traitement des données (par ex. par identification et authentification) ;

• Introduction de politiques en matière d'accès et de rôles utilisateurs ;

• Évaluation des protocoles en cas d'événement préjudiciable.

4. Contrôle des transmissions

Mesures visant à s'assurer que les données ne peuvent pas être lues, copiées, modifiées ou supprimées pendant leur transmission électronique ou durant leur transfert ou leur stockage sur des supports de données et qu'il est possible de vérifier et de déterminer les horaires de transmission des données.

• Chiffrement

5. Contrôle des entrées

Mesures visant à s'assurer qu'il est possible de vérifier et déterminer a posteriori si une personne, et qui, a saisi, modifié ou supprimé des données des systèmes informatiques.

• Enregistrement des saisies de données.

6. Contrôle des commandes

Mesures visant à s'assurer que les données de la commande peuvent seulement être traitées conformément aux instructions de la Personne responsable.

• Documentation des différentes compétences et obligations de la Personne responsable et du Responsable du traitement ;

• Mise en service officielle ;

• Contrôle des résultats de travail.

7. Contrôle de disponibilité

Mesures visant à s'assurer que les données sont protégées contre la destruction ou la perte accidentelle.

• Mise en œuvre d'un programme de sauvegardes régulières ;

• Stockage sécurisé des sauvegardes de données dans des armoires de sécurité ignifuges et étanches.

• Mise en place d'un système d'alimentation de secours et d'un système de protection contre les surtensions et contrôle régulier de ceux-ci ;

• Introduction d'un plan d'urgence ;

• Procès-verbal de mise en place d'une gestion de crise et/ou d'urgence.

8. Contrôle de séparation

Mesures visant à s'assurer que les données collectées à différentes fins peuvent être traitées séparément.

• Séparation des données de chaque client du Responsable du traitement.

Version : Mai 2018/AG